Aanbestedingsadvies overheid

Beter voldoen aan wet- en regelgeving èn minder duur

Zonder het uitvoeren van een marktconsultatie worden aannames over de marktvolwassenheid, kosten en haalbaarheid pas tijdens een aanbesteding zichtbaar. Dit kan leiden tot veel vragen, aanpassingen, of zelfs beperkte inschrijvingen of een minder passende oplossing.

Rechtstreeks met bekende leveranciers spreken heeft als risico dat zij logischerwijs redeneren vanuit hun eigen portfolio, waardoor de kans aanzienlijk is dat een pakket van eisen richting één oplossingsrichting of leverancier beweegt.

Specifieke triggers kunnen zijn:

  • Vervanging of vernieuwing van bestaande IT-contracten;
  • Afloop van datacenter-, storage-, backup- of hostingcontracten;
  • Behoefte aan betere ransomwareweerbaarheid;
  • Strengere eisen aan informatiebeveiliging, privacy en continuïteit;
  • Toepassing van BIO/BIO2, AVG, NIS2 of sectorspecifieke kaders zoals bijvoorbeeld de NEN7510 voor de gezondheidszorg;
  • Toenemende aandacht voor data- en leverancierssoevereiniteit;
  • Noodzaak om vendor lock-in en onduidelijke exit-afspraken te voorkomen.

Vóór het uitschrijven van een aanbesteding is op de juiste manier (bij)sturen d.m.v. een marktconsultatie nog mogelijk. Zodra de aanbesteding loopt, zijn fundamentele aanpassingen erg lastig, en vaak juridisch of procedureel onmogelijk.

Wat doe ik voor jou?

Een marktconsultatie voorkomt dat een organisatie met onrealistische of onvolledige uitgangspunten de markt op gaat. De investering in een marktconsultatie adviestraject is relatief beperkt ten opzichte van de totale contractwaarde van de aanbesteding zelf en kan helpen om:

  • Eisen realistischer en beter toetsbaar te maken;
  • Onnodige of kostprijsverhogende eisen te schrappen: niet alle datasets hoeven iedere vier uur te worden veiliggesteld, dit resulteert al in vijf extra backups op een dag;
  • Marktconforme oplossingsrichtingen te identificeren;
  • Risico’s rondom continuïteit, data, exit-scenario’s en soevereiniteit zichtbaar te maken;
  • Nota’s van inlichtingen te beperken;
  • De kans op een passende inschrijving te vergroten.

Mijn toegevoegde waarde

Ik begeleid marktconsultaties niet alleen procesmatig, maar kan ze ook inhoudelijk doorgronden. Ik kom uit de techniek, heb jarenlang met storage - en backup omgevingen, datacenter uitwijkconcepten, cloudoplossingen en archiveringsplatformen gewerkt en weet daardoor welke vragen er echt gesteld moeten worden. Met deze technische expertise heb ik jarenlang consultancy- en architectuurwerk gedaan in de vorm van ontwerp, realisatie, beheer, dienstontwikkeling en leveranciersgesprekken. Daardoor herken ik vage of ontwijkende antwoorden, commerciële framing en technische aannames sneller. Ik vraag door op zaken als verstelbaarheid, datalocatie, exit-scenario’s, beheerbaarheid, ransomwarebescherming en afhankelijkheden.

In concreto

Na gemiddeld 2-4 weken ontstaat er een scherper beeld op de vraag, de risico’s en de haalbaarheid van de voorgenomen aanbesteding. Er ontstaat concreet inzicht in wat men specifiek aan de markt wil vragen en waar de onduidelijkheden zitten.

  • De scope wordt scherper;
  • Niet-toetsbare of te vage eisen worden zichtbaar;
  • Risico’s rondom continuïteit, data, exit-scenario, lock-in en beheer worden expliciet benoemd;
  • Interne stakeholders komen beter op één lijn;
  • De marktconsultatie levert direct bruikbare input op voor het pakket van eisen voor de aanbesteding.

Diensten Overheid

Veiligheidsregio Fryslân

Bij Veiligheidsregio Fryslân heeft Durk als adviseur meegewerkt aan een marktconsultatie voor de backupdienstverlening. Hij heeft gestuurd op het stellen van specifieke vragen op het gebied van informatiebeveiliging en compliance, backupkopieën en opslagretentie, betere ransomwarebescherming en het ‘opruimen’ van de bestaande omgeving, waardoor de benodigde opslagcapaciteit fors kon worden verminderd.

Leveranciers hebben veel bruikbare input geleverd, waarmee een slim pakket van eisen is opgesteld. Hierdoor wordt de backupomgeving kleiner qua omvang - alleen veiligstellen wat daadwerkelijk noodzakelijk is - en slimmer qua functionaliteit, bijvoorbeeld door ransomwarebescherming in de vorm van immutable backups toe te voegen. Dit zorgt ervoor dat de backupomgeving compacter en krachtiger wordt en verkleint tegelijkertijd de lock-in bij een specifieke leverancier.

Resultaat: de historie die moet worden meegenomen, is teruggebracht naar maximaal één jaar, waar dit voorheen zeven jaar was.

Pieter Wierenga

Manager Informatiemanagement bij Veiligheidsregio Fryslân

ODC-Noord

Durk heeft bij ODC-Noord in de rol van product owner (als kwartiermaker) de BaaS dienst (Backup As A Service) onder zijn hoede genomen. Door het versterkte eigenaarschap en na een analyseperiode en het opstellen van een product roadmap is de dienst vervolgens als strategisch gepositioneerd met het advies het beheer van de BaaS dienst intern in te richten. Hiervoor is een intern beheerteam opgezet.

Voor het beheer van de BaaS dienst is een aanbesteding in de markt gezet voor het opnieuw beleggen van het externe beheer op de dienst, hier heeft Durk gericht gestuurd op het samenwerken met het intern opgerichte beheerteam (1e lijn ticket afhandeling), waarbij de externe beheerpartij de 2e en 3e lijn beheeractiviteiten op zich nam. Hierbij is samen met contractmanagement en inkoop gestuurd op flexibele inzet van uren, kennisoverdracht en de mogelijkheid die gedurende het lopende contract af te bouwen. De uitkomst hiervan was dat het extern beheer van de dienst op een schuivende schaal kon werken naar de interne opbouw van expertise.

Resultaat: vanuit de nieuwe product roadmap is de dienst voorzien van nieuwe (ransomware) functionaliteit en sterk verbeterde veiligheid. De nieuwe strategie heeft er mede toe geleid dat er nieuwe klanten konden worden ge-onboard waardoor de dienst tweemaal zo groot is gegroeid in twee jaar tijd.

Arjan Venekamp

Product Owner ODC-Noord