Informatie duurzaam toegankelijk
Veel overheidsorganisaties bewaren te veel data op de verkeerde plek. Historische informatie blijft jarenlang staan in Vak (SaaS)-applicaties, M365-omgevingen en back-ups. Daardoor stijgen kosten voor de dienst, opslag, migratie en beheer. Tegelijkertijd is vaak onduidelijk of de back-upvoorziening van Microsoft M365 en SaaS-leveranciers voldoet aan de eigen eisen, bijvoorbeeld aan BIO2, bewaartermijnen, vernietiging en herstelbaarheid.
Wat doe ik voor jou?
Kostenreductie: minder opslag, minder backupvolume, minder migratiedata
Als een applicatie 100TB aan data bevat en 25% bestaat uit gesloten, historische of niet-actieve informatie, dan is 25TB kandidaat voor archivering. Die data hoeft dan niet langer onbeperkt mee te groeien in primaire opslag, back-up, migraties en beheersprocessen.
Risicoreductie: minder onbekende data, betere bewaartermijnen, minder leveranciersafhankelijkheid
- Onbekende data ontstaat wanneer informatie in applicaties, M365, fileshares of backups blijft staan zonder duidelijke eigenaar, metadata, bewaartermijn of actuele gebruikswaarde. De data is ooit gemaakt of opgeslagen, maar later is niet meer duidelijk wat de betekenis, juridische waarde of bewaarplicht is.
- Betere bewaartermijnen zorgen ervoor dat informatie niet onnodig lang wordt bewaard, maar ook niet te vroeg wordt vernietigd. Daarmee wordt de balans bewaakt tussen wettelijke bewaarplicht, bedrijfsvoering, privacy en archiefwaarde.
- Minder leveranciersafhankelijkheid ontstaat doordat historische informatie niet opgesloten blijft in één specifieke vakapplicatie of SaaS-oplossing. Door informatie met de juiste context en metadata duurzaam toegankelijk te bewaren, kan een organisatie eenvoudiger migreren, aanbesteden of afscheid nemen van een leverancier.
De top-10 van belangrijkste applicaties en omgevingen kan worden onderzocht en beoordeeld op zijn datafootprint, back-up retentie en export mogelijkheden. Met als resultaat inzicht in de grootte van de datafotoprint (hoeveel data op welke plekken is bewaard), wat het aantal datakopieēn is en zou kunnen zijn. Daarnaast wordt inzichtelijk of er exportmogelijkheden zijn naar bijvoorbeeld een digitaal archief.
Aantoonbare compliance en governance: bewijsbaarheid richting BIO2, Archiefwet, AVG en audits
De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij AVG-overtredingen boetes opleggen, maar digitaal archiveren kent vooral een financiële besparingscomponent, wat vooral bestaat uit het beperken van vermijdbare kosten door onvoldoende informatiebeheer. Daarnaast kunnen slechte vindbaarheid, en het niet tijdig vernietigen of duurzaam bewaren van informatie leiden tot extra onderzoek en herstelmaatregelen.
Voor de top-10 van applicaties is vastgelegd: eigenaar, bewaartermijn, exportmogelijkheid en archiefstrategie. Door historische informatie uit SaaS-applicaties, M365 en back-upketens gecontroleerd over te brengen naar een duurzame archiefvoorziening, verlaagt de organisatie haar datafootprint, verkleint zij compliance- en continuïteitsrisico’s en wordt aantoonbaar gemaakt waar informatie staat, hoe lang deze bewaard moet blijven en wanneer vernietiging mogelijk is.
Mijn toegevoegde waarde:
In tien jaar Friesland Bank en tien jaar KPN heb ik diepgaande kennis opgedaan van alle vormen van primaire opslag, archiveringsopslag en back-up omgevingen, zowel in privatecloud omgevingen als in semi- en publieke cloudomgevingen. Door dit te combineren met kennis van de bovenliggende file- en applicatielaag kan ik de gehele complexe keten goed overzien. Daardoor kan ik inzichtelijk maken waar- en hoeveel datakopieen er zijn in de gehele informatie architectuur. De afgelopen 6 jaren heb ik veel ervaring opgedaan bij zowel Rijks- als lokale overheden waarbij ik intensief heb gewerkt met de architectuurprincipes (NoRa of afgeleiden) en de richtlijnen (bijvoorbeeld BIO2) die voor de gehele overheid gelden.
Vaak zijn er specialisten die hun vakgebied goed kennen (opslag specialist of applicatie specialist), maar niet over het geheel. Daarnaast zit de specialistische kennis steeds vaker bij de SaaS leverancier, en niet of in beperkte mate nog bij de overheidsorganisaties zelf.
In concreto:
Binnen twee weken ontstaat er meer inzicht waar de grootste kansen zitten:
- Welke applicaties de meeste historische data bevatten, waardoor duidelijk wordt waar vermijdbare kosten zitten en leveranciersafhankelijkheden die kunnen worden verlaagd.
- Waar archiefdata in de back-up is opgeslagen, waarmee een verbetertraject voor efficiënter backuppen en duurzamer data opslaan kan worden uitgewerkt.
Voorbeelden van deliverables zijn:
- Risico-overzicht;
- Applicatie- en data classificatie;
- Een eerste doel architectuur voor digitaal archiveren;
- Een set aanbestedingseisen voor SaaS-leveranciers.