"De juiste informatie op de juiste plek"
Veel organisaties bewaren te veel data op de verkeerde plek. Historische informatie blijft jarenlang staan in bedrijfs- en SaaS-applicaties, M365-omgevingen en back-ups. Daardoor stijgen kosten voor de dienst, opslag, migratie en beheer. Tegelijk is vaak onduidelijk of de back-upvoorziening van Microsoft M365 en SaaS-leveranciers voldoet aan de eigen eisen, bijvoorbeeld aan ISO 27001, NIS2 (waar van toepassing), bewaartermijnen, vernietiging en herstelbaarheid.
Wat doe ik voor jou?
Lagere opslag- en beheerkosten
Minder historische data in bedrijfs- en SaaS-applicaties, M365 en back-up omgevingen betekent minder opslag, minder complexiteit en minder migratielast bij nieuwe selectietrajecten of leverancierswissels.
Kostenreductie: minder opslag, minder backupvolume, minder migratiedata
Als een applicatie 100TB aan data bevat en 25% bestaat uit gesloten, historische of niet-actieve informatie, dan is 25TB kandidaat voor archivering. Die data hoeft dan niet langer onbeperkt mee te groeien in primaire opslag, back-up, migraties en beheersprocessen.
Risicoreductie: Minder onbekende data, betere bewaartermijnen, minder leveranciersafhankelijkheid
Onbekende data ontstaat wanneer informatie in applicaties, M365, fileshares of backups blijft staan zonder duidelijke eigenaar, metadata, bewaartermijn of actuele gebruikswaarde. De data is ooit gemaakt of opgeslagen, maar later is niet meer duidelijk wat de betekenis, juridische waarde of bewaarplicht is.
- Betere bewaartermijnen zorgen ervoor dat informatie niet onnodig lang wordt bewaard, maar ook niet te vroeg wordt vernietigd. Daarmee wordt de balans bewaakt tussen wettelijke bewaarplicht, bedrijfsvoering, privacy en archiefwaarde.
- Minder leveranciersafhankelijkheid ontstaat doordat historische informatie niet opgesloten blijft in één specifieke bedrijfsapplicatie of SaaS-oplossing. Door informatie met de juiste context en metadata duurzaam toegankelijk te bewaren, kan een organisatie eenvoudiger migreren, een nieuwe leverancier selecteren of afscheid nemen van een leverancier.
Aantoonbare compliance en governance
Bewijsbaarheid richting ISO 27001, NIS2 (waar van toepassing), AVG, wettelijke bewaartermijnen en audits. Voor de top-10 van applicaties wordt voor u vastgelegd: eigenaar, bewaartermijn, exportmogelijkheid en archiefstrategie. Door historische informatie uit SaaS-applicaties, M365 en back-upketens gecontroleerd over te brengen naar een duurzame archiefvoorziening, verlaagt de organisatie haar datafootprint, verkleint zij compliance- en continuïteitsrisico's en wordt aantoonbaar gemaakt waar informatie staat, hoe lang deze bewaard moet blijven en wanneer vernietiging mogelijk is.
Mijn toegevoegde waarde
Door o.a. tien jaar voor Friesland Bank en tien jaar voor KPN te hebben gewerkt, eerst als storage administrator en later als IT-Architect, heb ik diepgaande kennis opgedaan van alle opslagvormen van primaire opslag, archiveringsopslag en back-up omgevingen, zowel in privatecloud omgevingen als in semi- en publieke cloudomgevingen. Door dit te combineren met kennis, opgedaan bij de klanten van KPN en Hitachi Vantara van de bovenliggende file- en applicatielaag kan ik de gehele complexe keten goed overzien. De afgelopen 6 jaren heb ik veel ervaring opgedaan bij zowel Rijks- en lokale overheden waarbij in intensief heb gewerkt met architectuurprincipes en security- en compliance richtlijnen. Deze aanpak helpt om in complexe bedrijfsomgevingen de juiste architectuurkeuzes te maken en te sturen op efficientere toegang en opslag van data.
Vaak zijn er specialisten die hun vakgebied goed kennen (opslagspecialist of applicatiespecialist), maar niet over het geheel. Daarnaast zit de specialistische kennis steeds vaker bij de SaaS leverancier, en niet of in beperkte mate nog bij de organisaties zelf. Hierdoor ontstaat het risico dat het voldoen aan wet- en regelgeving bij de afname van een SaaS-applicatie onvoldoende goed kan worden beoordeeld. Het risico is dan dat er meerkosten worden berekend om de applicatie omgevingen achteraf nog aan te passen, of acceptatie dat gedurende de looptijd van het contract de applicatie omgeving niet of onvoldoende compliant is.
In concreto
Binnen twee weken ontstaat er meer inzicht in waar de grootste kansen zitten:
- welke applicaties de meeste historische data bevatten waardoor duidelijk wordt waar vermijdbare kosten zitten en leveranciersafhankelijkheden die kunnen worden verlaagd.
- Waar archiefdata in de back-up is opgeslagen waarmee een verbetertraject voor efficiënter backuppen en duurzamer data opslaan kan worden uitgewerkt.
- Waar quick-wins zitten in beleid, leverancierseisen en governance.
Voorbeelden van deliverables zijn:
- Risico-overzicht;
- Applicatie- en dataclassificatie;
- Een eerste doelarchitectuur voor duurzaam archiveren;
- Een set leverancierseisen voor SaaS-leveranciers.